会议规划的基本过程和技巧

从具体的工作流程来看，主要包括以下具体项目，即会议的目标规划、会议主题和主题的确定、会议地点的选择、明确的会议嘉宾、发言者和听众、会议时间表的编制、会议材料的编写、会议的推广、会议接待计划的制定等。

实质上，会议规划是专门回答以下六个关键问题，即为什么会议的目标(为什么)--为什么会议、主题和主题(什么)--什么会议、谁参加会议(谁)、会议时间(何时)、何时、会议地点(地点)--会议在哪里举行、以及会议的形式。

(怎么)--怎么见面。

1)目标规划(为什么)--为什么你在开会？

会议的目的是达到一定的目的或完成一定的任务，会议的目的解决了为什么举行会议的基本问题。会议的目标是会议组织者的期望和会议要完成的具体任务，因此会议的目标限制了会议的主题和议程，决定了会议的类型，指导了会议的结果。

2)会议主题和主题规划(什么)-什么会议

会议的主题和主题规划是会议规划的重要组成部分。会议主题是围绕会议目标确定和贯穿会议主题的主线，是会议的灵魂。会议的主题是与会议讨论或解决的主题密切相关的一个具体问题。成功和主题具有很强的吸引力，将在吸引社会关注、树立会议形象、实现会议目标、提高会议效率等方面发挥重要作用。相反，不恰当地确定议题和议题是会议失败的最致命原因之一。

(1)规划会议议题的原则。

[1]时代的性质。会议的主题应该是有针对性的，接近某一领域的热点和难点问题，牢牢把握时代的脉搏，不能离现实太远。

[2]前瞻性：针对某一领域的现状和发展趋势，会议议题应适度超前，深入研究问题，能够有效地反映某一领域的发展趋势，而不应局限于眼前的形势。

[3]适度。会议议题的数量应适度，以避免过多的会议时间和降低会议效率。

为了确保与会者将注意力集中在最重要的问题上，有必要区分主题的主要方面和次要方面，并确定中心或主要问题。

[5]适当性。本专题必须充分准备，在拟订本专题的同时，应提交有关的背景资料，供讨论和决策时参考。

[6]集中。与内容有关的主题应适当集中或合并，以避免和减少重复讨论。(2)会议主题规划的一般程序。

为了更好地确定主题，会议组织者可以咨询有关机构、行业专家，或者对与会者进行调查，以便他提出建议，在此基础上，会议组织者进一步综合各方面的意见，根据会议的定位确定会议的主题。

3)确定与会者(谁)-谁参加了会议

(1)目标参与者的确定。

与会者是会议活动的主体，选择适当的目标与会者是会议成功的基本前提。在确定与会者时应遵循下列原则(见表3-2)：

(2)会议发言人的决定。

发言人是会议的卖点之一，发言人的声誉、地位和水平对是否有人出席会议有重要的影响。因此，会议的组织者应由发言人仔细策划，并尽量邀请高层次的讲者出席会议。发言人必须掌握以下的规划技巧(见表3至3)：。发言人的发言、辩论、提问、答覆、谈话和发言，都属于特定的发言形式。发言人是会议的卖点之一，发言人的声誉、地位和水平对是否有人出席会议有重要影响。

4)会议时间规划(当)逐个要求开会时

会议时间规划主要解决两个问题：何时举行第二次会议时间。

(1)会议时间规划原则。

时间原则：选择合适的时间举行会议。会议的目的是解决问题，解决问题的时机是否成熟是决定会议成功的因素。所选择的时间是有意义的，可以引发会议的主题，应该及时举行会议。

[2]合理原则：根据人的身体和心理规律，工作和休息的结合有利于促进工作，例如星期一和星期五，即接近每周假日的日子，参加者可能会受到假日活动的影响，很难集中精力，因此不宜在一周的第二天8：30、下午3：00、0：5：00举行会议，而午餐后的时间是任何人容易放松的时间。

[3]机动性原则：根据行业特点或参与者的时间特点，不应因时间安排不当而导致参会人员缺席。例如，大多数年度旅游博览会都是在旅游淡季举行的。在会见重要领导人时，应特别注意协调领导人之间的参与时间，以避免相互冲突。

(2)会议时间长短。

会议时间的长短需要从以下两方面加以考虑：

首先是实际需要。会议的时间应根据会议的实际需要来决定，主要考虑因素包括会议议程是否能够完成第二次会议的发言，与会者是否能够充分表达意见，是否需要留出一定的机动时间以使之出乎意料。

通常，一天以上的会议(包括一天)包括许多仪式和社会活动，所以给会议的时间更长。会议的具体时间的安排应根据会议议程和仪式等项目的数量来决定。

第二，会议的成本和效率。会议时间越短，成本就越低，效率也越高。考虑到与会者的生理特点，一般一天以上的会议必须组织成小型会议，每次会议应在一个半小时内举行。一旦会议超过一个半小时，与会者之间就会产生疲劳、精神上的注意力和抱怨，效率就会降低。

5)会议地点规划(地点)-会议地点

会议地点的选择，其实包括两方面的意思：一是选择会议的地点，即会议的国家、地区和城市；二是选择会议的地点，即会议的地点；最后是在某一城市的特定地点举行会议，会议地点的规划是一项系统工程，需要考虑各种因素。会议地点的选择因素如下：

(1)声誉和环境。

地点的选择往往超越了会议本身的意义，带有浓厚的政治，经济色彩。会议的策划者非常关注会议地点的声誉，是否能产生良好的政治，经济影响，而理想的地点更能提升会议的地位和威信。此外，会场气候是否理想，会场周边环境是否吸引人，会场空气质量和噪音如何，能否营造适宜的氛围和环境，突出会议主题，营造良好的会议氛围，会场以往工作是否令人满意，组织者，与会者或其他人过去是否组织或参加过会议。

(2)接收能力。

举行大型会议，必须研究会议地点是否具备举行会议的必要场所，以及住宿、餐饮、交通和其他基础设施的接待条件。

住宿容量：有多少间客房，是否使用多家酒店，设施是否设备齐全等。

交通区位和基础设施：东道是否有国际机场和足够的国际航线，或是否有更重要的铁路和公路通过；第二个地点到交通配送中心、与会者下榻的酒店的总体可达性、会议期间观光和视察场地的距离和方便程度、主会场与分支地点之间的距离以及标准如何适用？这些设施是否可以在需要时使用等等。

召开会议的城市应当有更加畅通宽敞的道路和更顺畅的交通条件，以及足够的数量和高质量的交通工具，如高级出租车、公共汽车等，以方便与会者进出会议场所和旅馆。会议组织者还可以租用车辆或委托旅行社安排集体活动参与者的统一运输工具。

(3)服务。

你对服务水平有何看法？员工是否穿着得体、服务周到和效率高；会议场所可提供哪些娱乐活动；附近是否有商店、美容院和理发店；你是否为会议代表提供往返组织、协会甚至当地居民的交通服务，以欢迎来访者。

(4)费用。

会议场所的住宿价格是否合适，所需会议空间的价格是多少，会议场所是否盈利或亏损，会议场所的价格和收费如何，是否提供免费使用的时间，是否有淡季折扣，是否有必要支付押金，是否需要保险，是否对某些设施收费等等。

(5)安全第1阶段也是标准。

是否会发生罢工、自然灾害、抵制和其他敌对的牛只、是否会有消防警报系统消防设施、是否有安全出口、是否有疏散程序、是否有保险箱、是否有住院医生、离最近的急救中心有多远、安全级别有多远等等。

6)会议格式规划(如何)-如何会晤

会议是一种程式化的活动，各种形式的会议都有自己的模式和程序。会议形式的规划主要受到许多因素的制约，如会议的目标和性质、与会者的身份、会议的现场、座位格局、场地的装饰和技术手段等。