选择最佳会议地点的10项技巧

[研究所制作的31份]

不管你是为客户、合作伙伴或会议举办会议，合适的空间都会让你与众不同。以下10条建议将帮助你找到完美的会议场所。

从收集演讲者到获得赞助商，你的待办事项清单似乎层出不穷。36%的活动规划者将大部分预算花在场地上，活动空间的选择已成为规划过程中最重要和最具挑战性的方面之一。为了更容易做到这一点，以下是为你的下一次公司活动、会议或贸易展览选择一个很好的地点的10条建议。

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1。无障碍：场地的位置对于最大限度地参与活动至关重要。在选择活动目标(Eventmb)时，可访问性是最大的因素，为63%。在确定地点之前，请确保现场易于访问，以便参与者可以通过飞机、铁路或汽车轻松到达。如果您的与会者是由要人或高级管理人员组成，而且唯一可用的航班需要多种路线，您可能会失去参与者。此外，还确认将向选择开车前往会场的与会者提供适当的停车或代客停车服务。此外，请确保附近的餐厅或其他景点在活动之前或之后开放，以便最大限度地扩大交流机会。

二、住宿：如果场地不在酒店内，则需在合理距离内提供适当的住宿。如果场地不在步行距离之内，请检查酒店是否提供班车服务。如果没有，请考虑与会者提供的出租车或汽车服务的可用性和成本。

3.可得性：一旦您发现场地不可用，请检查是否有外部/其他空间可用，同时考虑到去年对非传统场馆的需求增加了4%。确保这是旺季的场地。这将影响公共空间的流动，并可能排除有机活动(游泳池、贵宾休息室等)联网的机会。

4.适用性：拟议中的网站是否反映或减损了活动的形象？重要的是，该网站不仅与您试图投射的图像清晰地一致，而且也是您的目标受众最合适的位置。

关注利益相关者和赞助商。询问场地协调员是否会有其他与你的活动或品牌信息相冲突的现场活动。

5.成本：考虑到32.8%的规划者在活动上花费不到100000美元--预算限制应该从一开始就传达给场地。然而，如果你找到了最佳的活动选择，问问他们是否会考虑削减成本以换取多年合同。不要害怕谈判！

6.人员配置：确定参与者与现场工作人员的比例，以确定是否有足够的服务员、礼宾支持和活动安全。活动当天，你的盘子里会有很多东西，所以请检查是否有网站协调员或指定人员帮助解决任何问题。此外，看看工作人员是否会帮助你调查或登记，并向参与者推广你的活动申请。

7.设施：找一个地方拥有活动所需的所有部件。这包括视听设备、舞台和麦克风，你还必须注意设置能力，特别注意座位和赞助区域，以及你是否有能力与外部供应商合作并利用休息室。

8品牌推广：考虑品牌塑造的便利性是非常重要的。品牌是关键，所以我们必须这样做！向现场协调员询问整个设施的标志和品牌机会，而不仅仅是活动空间本身。你能使用内部的电子盒或在电梯空间放置标志吗？在签署虚线之前，这些都是要问的问题。

9。技术：这是很重要的，以确定网站是否提供充电站和无线网络的可用性给您的与会者。如果没有，这是您需要提供的另一个元素。此外，确定是否将在活动期间提供现场技术支持.没有什么比允许他们的移动设备漫无目的地或漫无目的地寻找wi-fi活动更能激励参与者了。根据2018年的一项研究，78%的活动专业人员认为wifi的可用性和性能是其活动中最大的细微差别之一。

10.食物和饮料：热喉？这不是你的活动！大多数场馆都有现场餐饮设施。然而，考虑到34%的活动组织者把大部分预算花在餐饮上，一定要问他们是否有能力引进外部供应商。询问他们是否能够容纳食物过敏或特殊膳食，如果他们能够处理额外的最后一分钟参与者的要求，或者参与者是否可以在活动期间点菜。

结论

现在你可以解决规划过程中的一个方面，而不会错过任何节奏！如果你有其他帮助选择场地的建议，请在下面的评论中留下。还有很多其他方面需要担心，包括活动技术。会议云和营销云可以帮助你解决信息技术问题。

本文由第31届会议和研究所提供。第31届会议是中国领先的现场营销技术公司，隶属于上海八音图信息技术有限公司。有限公司自成立以来，31届会议一直致力于以技术驱动客户成功为使命.依托会议云和营销云，为客户提供一站式全过程数字会议服务和营销自动化云平台。到目前为止，已有31次会议为30多万名客户和1多名客户提供服务。300万次会议活动。